首先来简单科普一下什么是视频会议系统：视频会议系统是利用互联网通信技术来实现的虚拟会议，使在地理上分散的用户都能够共聚一处，通过图形、声音等多种方式交流信息，支持人们远距离进行实时信息交流与共享、开展协同工作的应用系统。视频会议极大的方便了协作成员之间真实、直观的交流，对于远程教学和会议也有着举足轻重的作用。在经历2003年非典和2008年全球金融风暴后，国内企业对视频会议的需求与日俱增。2020年爆发的新冠疫情再次加快了视频会议的发展。
2.1.早期的视频会议系统多以硬件类为主，硬件类视频会议系统：包括终端设备、传输网络(包括传输设备和传输信道)、多点控制单元(MCU)。其中，视频终端包括摄像机、编码器和解码器、各种音频、视频和网络接口，可分为会议室型和桌面型，MCU负责进行会议控制和信息交流，硬件类会议系统建设成本比较高，除了支付硬件建设成本外，会议系统还按用户数收费，所以企业还要支付用户数费用，所以早期的硬件类会议系统具有以下弊端：
1)硬件建设成本高，除总部建设服务器外，各分子公司都需购买指定配套硬件设备;
6)对网络要求高，总部与分子公司之间通讯要求带宽较高，为了保持通讯稳定一般厂家会建议使用专用通讯网络，网络投入高;
2.2.随信息技术的发展，企业对视频会议应用不一样的需求的发展，视频会议市场由过去硬件系统主导的局面被打破，软件类视频会议系统、会议平板与会议系统一体机横空出世，以期简单的功能操作，不同会议场景下的灵活应用，低廉的收费很快赢得企业的认可，并迅速占领大部分的硬件类视频会议系统的市场空间。尤其是在疫情期间，以钉钉、企微为首的平台化应用软件推出免费视频会议服务，让视频会议在企业中得以快速推广应用。那么软件类视频会议系统的优势有哪些：
3)平台提供公有云服务，企业无需自建视频会议服务器，无需自建专用网络，就可以享受会议服务;
4)平台提供更多的辅助功能，让会议更智能更方便，如会议通知、会议签到、甚至有部分系统平台提供会议纪要自动语音转文字功能，省去打字的麻烦;
如企业规模不大，想节省费用，可采用钉钉、企微提供的个人版免费会议系统，如在会议室场景下，只需采购摄像头、全向拾音器(其作用是保障在会议范围内每一个角落的人发言都可收集并发大，不会因发言人离的太远而无法听到其说话)即可，经济型设备不超过千元，但个人版会议系统对会议时长及部分功能有限制，即使开通企业版服务，一年也只几千元，相对于硬件类视频会议设备动辄十几二十几万的投资已经是实惠到超出想象了。
如果企业具有一定的规模，有成本预算，在专业会议室的会议较多，那么就要在每个会议室独立部署会议设备，相对于硬件类视频会议系统，软件类会议系统只需铺设摄像头及全向收音设备即可，此时IT管理员在采购时要注意，会议室是否有专业的音响设备、视频设备(如投影仪、LED显示屏)，要考虑视频会议设备的视频与音频接入，考虑设备之间的兼容性。如分子公司办公室为非固定办公场所，流动性强，这样一个时间段就要考虑是不是配置便携式会议设备。
2)会议方数费用;即一场会议最大参会的用户数量，有必要注意一下的是软件类视频会议设备注册用户数并不等于会议方数，虽然有的品牌并不限制注册用户数，但会限制一场会议最大的参会人数;
系统只是提供使用的路径，带来工作上的便利性，若使用不当，同样会影响工作及效率，那么会议系统在日常工作中如何管理?老杨总结如下：
3)会议过程管理;例如会议签到、会议纪律、会议是否录制、是否留档保存等;
答：需要提前预约，因视频会议室数量有限，为了尽最大可能避免会议冲突，需至少提前一天联系信息管理中心进行预约;
答：出现这样一种问题的原因是会场打开了两个会议系统客户端，需将一个客户端静音、关闭声音;
答：可以，但基于信息安全考虑，建议在企业视频会议系统内不为外单位参会人员增开账号，外部单位需自行下载“**会议系统”软件并注册账号，由信息中心提供会议室号码及参会密码即可参会。
为了正确、规范的使用视频会议系统 , 提高会议举办的效率及质量 , 保证视频会议能够长期有效的进行 , 特制定本规定。
2.1、集团所用视频会议系统品牌为“**品牌”，由专用摄像头、全向麦、客户端、云端会议室组成，分子公司配置专用移动客户端设备。
2.2、视频会议系统相关设备为专用设备，除开展视频会议外，严禁挪作他用。
2.3、视频会议系统的各项设备参数已经设定好，参会人员在使用时，不得随意更改。
2.4、视频会议系统设备由办公室(综合部)指定专人进行保管和维护;信息中心指定专人提供技术保障、负责定时进行视频会议系统的检查，如发现设备、软件及线路等发生故障，应及时进行设备维修、软件调试及故障排除。
2.5、各部门使用视频会议系统设备前，必须到OA上走会议申请流程， 在使用期间，要谨慎保管好设备，会议结束后，及时将设备交还。
3.1、视频会议的召开本着节约经费、提高会议效率的原则进行，凡是适合以视频会议方式召开的会议、培训等，应通过视频会议方式实施。
3.2、使用视频会议，需由本单位视频会议申请人提前三天向信息中心确认云端视频会议室是否空闲，视频会议管理员将在收到申请之后3小时内通知申请人会议预定结果，并将云会议室账号、参会密码告知申请人。
3.3、会议预定好以后，主办部门要及时通知参会人员会议的时间、议题、云会议室账号、参会密码。
3.4、为保障会议效果，原则上视频会议应在会议室召开，如遇特殊情况，可在另外的地方召开，会议期间应保证开会环境网络通讯良好、无噪音干扰。
3.5、 与会人员要在会议开始前半小时准时打开设备，随时与参会人员进行视频和音频的效果调试，确保视频会议的正常使用，如察觉缺陷，要及时向本单位信息技术人员反映，排除一些故障。调试完毕的单位，必须将麦克调至静音状态，以免分会场声音传至主会场，影响整个会议效果。
3.6、所有参会人员一定提前 10分钟到达会场，保持会议严肃性，严禁迟到、早退现象。
3.7、视频会议进行过程中， 各参会单位应保持会场安静，会议中如有单位需要发言时，方可打开麦克进行讲话，除发言单位外，所有分会场均保持静音状态。
4.1、入会之前，电脑客户端将即时通讯软件，微信、QQ等程序退出，以免开会时发出声音影响会场，手机客户端，开启免打扰模式。
4.2、入会人员主动将麦设置为静音状态，需要发言时再开启。发言方式能由会议主持人决定，可以点名或者举手发言。
4.5、视频会议期间，由轮值纠察员进行纪律巡查，对违纪行为进行拍照取证，会议结束时当场通报;
二、会议结束后要及时将各项设备电源关闭。若由于不当操作损坏设备的，按照维修价格进行赔偿。
四、移动会议终端设备由分子公司指定专人保管，分子公司CEO为第一责任人，设备不得随意放置，由于保管不当造成损失破坏的，按照维修价格进行赔偿，无法确认责任人的由第一责任人负责赔偿，并全集团通报。
五、分子公司、项目部的移动终端如有问题没办法使用，需联系信息中心统一维修，不得擅自开机或联系第三方维修，由此造成的后果由个人承担，并全集团通报。
